Office Administrator: Tender Management (m/w/d)
Über uns & zur Position
ISD FENIQS ist ein inhabergeführtes IT-Beratungs- und Managed-Service-Unternehmen mit Schwerpunkten in Cybersecurity, Cloud & Infrastructure, DevOps & Software sowie Modern Workplace. Als Teil der FENIQS Group verbinden wir technische Tiefe mit echtem Kundennutzen. Mehr als 160 IT-Spezialisten arbeiten täglich an Projekten, die für unsere Kunden einen echten Unterschied machen.
Für unser Back-Office-Team suchen wir Verstärkung im Bereich Ausschreibungs- und Angebotsmanagement. Du arbeitest in einem eingespielten Team, in dem deine Organisationsstärke und dein Auge fürs Detail direkt darüber mitentscheiden, wie erfolgreich unsere Angebote beim Kunden ankommen. Als Office Administrator im Tender Management übernimmst du eine zentrale Rolle im Ausschreibungs- und Angebotsprozess: Du koordinierst, prüfst und dokumentierst alles, was gebraucht wird, damit unsere Angebote pünktlich, vollständig und überzeugend beim Kunden landen.
Deine Mission
Du sorgst dafür, dass unser Ausschreibungsprozess reibungslos und zuverlässig läuft. Von der Prüfung eingehender Ausschreibungen über die Unterstützung bei Kalkulationen bis zur Einreichung vollständiger Angebotsunterlagen trägst du die administrative Verantwortung für unsere Vertriebsoperationen. Dabei hältst du die Kommunikation mit Kunden und internen Teams am Laufen.
Deine Verantwortlichkeiten & Aufgaben
- Eingehende Ausschreibungen analysieren und inhaltlich bewerten
- Preiskalkulationen und die Zusammenstellung vollständiger Angebotsunterlagen begleiten
- Fristgerechte Einreichung aller Angebote sicherstellen
- Nachbearbeitung und Follow-up nach Angebotsabgabe koordinieren
- Ausschreibungsdaten im ERP-System pflegen und dokumentieren
- Kommunikation und Abstimmung mit Kunden sowie internen Abteilungen wie dem Vertrieb
- Mitarbeiterprofile für Ausschreibungen prüfen und aktualisieren
- Individuelle Profile passgenau zu den jeweiligen Ausschreibungsanforderungen erstellen
- Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Praktische Erfahrung im Back Office, in der Angebotskoordination oder im Vertriebsinnendienst
- Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
- Fließende Deutschkenntnisse auf Geschäftsniveau, schriftlich und mündlich
- Strukturierter Arbeitsstil mit ausgeprägtem Sinn für Genauigkeit
- Nachgewiesene Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
- Teamorientierung kombiniert mit eigenverantwortlicher Organisation
- Kundenorientierung und solides Zeitmanagement
- Praktische Erfahrung mit CRM- und ERP-Plattformen im Unternehmensumfeld
- Erfahrung in der IT-Beratung, bei Managed Services oder in der Systemintegration
- Verständnis von Beschaffungs-, Ausschreibungs- oder Vergabeverfahren
- Kommunikationssicherheit auf Englisch in Wort und Schrift
- Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen
- Erfahrung in der Pflege oder Erstellung professioneller Profile für Ausschreibungen
- Schnelle Auffassungsgabe bei neuen Tools und digitalen Prozessen
Kompetenzen
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen und Genderzeichen (z. B. „*", „:" oder doppelte Nennungen) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Unsere Benefits
Dich erwarten spannende Projekte, ein starkes Team und großartige Kollegen. Zusätzlich profitierst du von vielen Benefits, von finanziellen Vorteilen bis zu Angeboten, die deinen Arbeitsalltag flexibler machen und auch privat echten Mehrwert bieten. Nachfolgend findest du einen Auszug unserer Benefits.
Klingt das nach der richtigen Herausforderung für dich?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Bitte bewirb dich ausschliesslich über unser Online-Formular. Von Bewerbungen per E-Mail bitten wir ausdrücklich abzusehen, da diese aus Datenschutzgründennicht bearbeitet werden können.
ISD FENIQS ist ein Equal Opportunity Employer. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden ungeachtet von Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft, Religion oder sexueller Identität berücksichtigt.
Bewerbungsprozess
Online-Bewerbung
Zeitpunkt: Innerhalb von 3 Werktagen
Deine Bewerbung wird von unserem HR- & People-Operations-Team geprüft und du erhältst eine Eingangsbestätigung. Wir gleichen deine Qualifikationen mit unseren Anforderungen ab und informieren dich zeitnah über die nächsten Schritte.
HR Telefon- oder Videointerview
Dauer: 30-45 Min. | Zeitpunkt: Innerhalb 3-5 Werktagen
Lerne ISD FENIQS kennen und erzähl uns was über dich. Wir reden über deinen Werdegang, deine Karriereziele und die Details der Stelle. Dieses Gespräch hilft uns, sicherzugehen, dass wir gut zusammenpassen, bevor wir weitermachen.
Interview mit Fachabteilung
Dauer: 45-60 Min. | Zeitpunkt: Innerhalb 1 Woche
Tret mit deinen potenziellen Teammitgliedern und dem Personalverantwortlichen in Kontakt. Wir schauen uns deine technischen Kenntnisse, deine Herangehensweise an Probleme und deinen möglichen Beitrag zu laufenden Projekten an.
Leadership Interview (bestimmte Rollen)
Dauer: 45-60 Min. | Zeitpunkt: Innerhalb 3-5
Für ein paar leitende Rollen oder strategische Positionen triffst du dich mit unserem Führungsteam, um über die Ausrichtung der Vision, strategisches Denken und langfristige Wachstumschancen zu sprechen.
Anstellungsunterlagen
Zeitpunkt: Innerhalb 3-5 Tagen
Wir zeigen dir unser Angebot und klären die Vertragsdetails. Unser HR-Team sorgt dafür, dass alle Unterlagen klar sind und beantwortet alle deine Fragen.
Onboarding
Zeitpunkt: Dein vereinbarter Starttermin
Starte deine Reise mit einem umfassenden Onboarding, Teamvorstellungen und ersten Projektaufgaben. Hier beginnt deine Karriere bei ISD FENIQS.
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